Privacyverklaring Wielervereniging HRTC DOK

Wielervereniging HRTC DOK (hierna HRTC DOK), gevestigd clubgebouw aan Guldenmond Den Helder, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

Bezoekadres:
Wielervereniging HRTC DOK
Doggersvaart 57  (parkeerplaats)
1785 PC Den Helder

 

Postadres:
Wielervereniging HRTC DOK
Postbus 4018
1780 HA Den Helder

www.hrtcdok.nl
secretaris@hrtcdok.nl
Kamer van Koophandel nummer: 40634701

Heeft u vragen, opmerkingen en/of klachten naar aanleiding van het lezen van deze privacyverklaring, neemt u dan contact op met het secretariaat van HRTC DOK secretaris@hrtcdok.nl

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij hechten veel belang aan uw privacy en vinden het daarom van belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring uiteengezet welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.

De privacyverklaring kan worden gewijzigd als gevolg van bijvoorbeeld wetswijzigingen en/of wijzigingen welke door het bestuur noodzakelijk worden geacht. Deze wijzigingen zullen in principe niet worden gecommuniceerd, tenzij de impact hiervan groot zal zijn naar inschatting van het bestuur van HRTC DOK. Daarom is het raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te lezen.

Verwerkingsdoeleinden
HRTC DOK verzameld en verwerkt uw persoonsgegevens voor onderstaande doelen.

  1. Registreren van uw lidmaatschap
    Wanneer u lid wilt worden van HRTC DOK, is het noodzakelijk dat wij weten wie u bent. Aanmelden voor een lidmaatschap bij HRTC DOK gebeurd via het aanmeldingsformulier of de link beide te vinden op de website.
  1. Aan de hand van het aanmelding lidmaatschap formulier verzamelen wij de volgende gegevens (Gegevens zijn opgeslagen bij de ledenadministratie en bij het secretariaat):
    • Voornaam
    • Voorletters
    • Achternaam
    • Geboortedatum
    • Adres
    • Postcode
    • Woonplaats
    • Telefoonnummer (vast)
    • Telefoonnummer (mobiel)
    • Emailadres
    • Geslacht
    • IBAN-bankrekeningnummer
    • Machtiging inzake het incasseren van contributie
  1. Naast het lidmaatschap kunnen deze gegevens ook worden gebruikt om:
    • Registratie van huurfietsen zowel racefiets als MTB
    • Kilometer registratie t.b.v. toerfietsen
  1. Versturen van informatieve e-mails
    HRTC DOK kan gedurende het jaar informatieve informatie sturen per e-mail.
  1. Nieuwsbrief
    HRTC DOK stuurt opgezette tijden een nieuwsbrief om informatie van de activiteiten te delen met de mensen die zich hebben aangemeld voor deze nieuwsbrief. Aan en afmelden kan via de links die in de nieuwsbrief is vermeld en gaat automatisch. Het is ook mogelijk zelf de gegevens aan te passen.
  1. Registeren bij bestellen van kleding
    Naast de genoemde informatie onder punt 1 wordt bij bestellen van kleding ook de maatkleding en aantal kledingstukken geregistreerd.
  1. Registeren van uw gegevens ten behoeve van chipregistratie
    Tijdens evenementen die door HRTC DOK worden georganiseerd, kan er gebruik gemaakt van chipregistratie van MYLAPS. Om een goede chipregistratie mogelijk te maken verzamelen wij gegevens van u inzake de registratie door middel van MYLAPS. Aan de hand van uw opgave aan de inschrijvingstafels bij de evenementen verzamelen wij de volgende gegevens:

    • Gegevens onder punt 1
    • Bondslidnummer KNWU
    • Barcode basislidmaatschapspas KNWU
    • Barcode wedstrijdlicentie KNWU
    • Soort licentie KNWU
    • Transpondernummer
  1. HRTC DOK heeft verwerkingsovereenkomsten of gegevens worden doorgegeven aan:
    • NTFU
    • KNWU
    • Gemeente Den Helder (overheid)
    • Bank voor het verwerken van incasso
  1. Website HRTC DOK
    • Website maakt geen gebruik van cookies
    • Uw bezoek aan de website van Wielervereniging HRTC DOK wordt beveiligd door een SSL-certificaat.
    • Website maakt gebruik van een contactformulier. Persoonsgegevens vanuit deze formulieren worden maximaal twee jaar bewaard en indien noodzakelijk langer.
  1. Foto en film opnames.
    Tijdens de activiteiten die HRTC DOK organiseert kunnen foto en film worden gemaakt voor verschillende media ter promotie van de activiteiten en HRTC DOK in het algemeen. Denk aan het podium voor de prijzen, flyers voor promotie, foto’s voor krantenartikelen.
    Bij inschrijving van uw lidmaatschap of bij inschrijving van activiteiten verleent u toestemming aan HRTC DOK om foto en filmopnames te mogen gebruiken. Dit is ook van toepassing voor ouders of verzorgers van kinderen die tijdens de activiteiten aanwezig zijn.
  1. Publicaties
    Bij evenementen, wedstrijden of andere competitieve activiteiten kunnen uitslagen worden gepubliceerd in verschillende media o.a. website van HRTC DOK. Door het deelnemen aan deze activiteiten geeft u toestemming om uw gegevens genoemd onder punt 1 in combinatie met de geleverde prestatie te mogen publiceren.
    1. Bewaartermijn persoonsgegevens

HRTC DOK bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens:

    • Registratie lidmaatschap: gedurende de looptijd + 2 jaar
    • Financiële gegevens: 7 jaar volgens wetgeving
    • E-mails: 3 jaar tenzij ten behoeve van de organisatie van HRTC DOK
    • Kledingformulieren: gedurende de looptijd + 2 jaar
    • Registratie huurovereenkomsten (fietsen): gedurende looptijd +2 jaar
    • Registratie chipregistratie: gedurende de looptijd KNWU + 2 jaar
    • Uitslagen van wedstrijden en andere competitieve zaken: 3 jaar tenzij ten behoeve van de organisatie van HRTC DOK
  1. Overige bepalingen
    • HRTC DOK deelt geen persoonsgegevens met derde zonder uw toestemming
    • Inzien van persoonsgegevens kan via een aanvraag per mail naar secretaris@hrtcdok.nl tenzij HRTC DOK op grond van wettelijke bepalingen niet gehouden is om deze inzage te verschaffen.
    • Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u mailen aan secretaris@hrtcdok.nl

 

 

HRTC DOK

Document 2019-03-03